在会议开始前，秘书已经在上备好了所有文件和资料。

1. 【上备】    - 谓具文向上司呈报备案。

2. 【会议】    - 有组织有领导地商议事情的集会全体～ㄧ厂务～ㄧ工作～； 一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织中国人民政治协商～ㄧ部长～。

3. 【已经】    - 业已经过;业已经历； 副词。表示事情完成或时间过去。

4. 【开始】    - 从头起；从某一点起：新的一年～了｜今天从第五课～；动手做；着手进行：～一项新的工作｜提纲已经定了，明天就可以～写；开始的阶段：一种新的工作，～总会遇到一些困难。

5. 【文件】    - 广义指组织或个人为处理事务而制作的有信息记录的各种材料。狭义指机关、团体、企事业单位对外发出的和内部使用的公文； 性质相同的记录组成的集合。按记录的类型不同，分操作系统文件和数据库文件两类。操作系统中的文件仅是一维的连续的字符序列，其中的记录仅是一个字符组；数据库中的文件是带有结构的记录的集合，由一个或多个数据项组成。

6. 【秘书】    - 协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员； 指秘书职务； 使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分，在大使馆馆长领导下进行工作。享有外交特权和豁免。

7. 【资料】    - 生活、生产中的必需品生活资料｜生产资料； 可作为根据的材料资料员｜复习资料｜资料不全。